管理組合

管理組合費等を滞納している人に対しての督促方法について、教えてください。

未納の組合員の第一次督促として、電話又は文書による督促をし、第二次督促として、訪問又は督促状の送付、第三次督促として、管理組合の名義で内容証明等による督促を行います。その後、裁判所への支払督促の申し立てや弁護士等への相談･依頼を行います。

マンションの地震対策について、教えてください。

地震への備えとして、普段より建物の内外をチェックし、危険箇所を発見し、早めに補修することが大切です。管理組合が備えて置くものとして、工具類やスコップ・バール等が考えられますが、いざという時にすぐ役立つよう、チェックして置くことが必要です。組合員・居住者の名簿、緊急時の連絡先名簿の把握や避難の方法、避難場所の確保なども決めておく必要があります。

現在の管理会社に不満なので、管理会社の変更について教えてください。

管理費用の多寡やサービス内容の面で折り合わない場合、管理会社を変更するのも選択肢の一つです。管理会社との契約を解除するには契約書の解除の項目を確認しつつ、管理費の安さだけにとらわれず、委託する業務内容や入居者のニーズも考えてメリットとデメリットを十分に考慮したうえで行うことが大切です。

近隣の部屋からの騒音問題の対応について教えてください。

隣家の楽器演奏や階上の足音など生活騒音のトラブルはマンションで起こり易く深刻化しやすいものです。当事者同士で解決できない場合、理事を交えて両者の話を聞き妥協点を提案します。騒音の大きさや時間が常識外であれば、区分所有法の有害行為や共同の利益に反する行為になるので騒音測定器での客観的データを示して改善を提案する方法もあります。

総会に出席する人が少ないので増やす為の方法を教えてください。

管理組合としては、組合員が管理組合運営に関心を持ち総会での多くの組合員の出席で活発な意見交換が行なわれ、また白紙委任ではなく議決権行使が行なわれるよう工夫が必要です。例えば、多くの組合員が出席できるような適当な場所・時間の設定、開催日時の早期の決定、理事会議事録の配布・広報誌の発行等住民と管理組合との意思疎通を深める機会を工夫することなどがあります。

組合員名簿等の個人情報の取扱いにどのような対応が必要ですか。教えてください。

平成29年5月に個人情報保護法が改正され、これまでマンション管理組合には適用されなかったところ、個人情報の数の枠が撤廃され5千件以下でも適用されることになりました。組合員名簿は管理費徴収、総会招集通知の送付、災害時の安否確認時などに必要なため作成、保管、閲覧等が標準管理規約で義務付けられています。データの漏洩、滅失、毀損の防止や安全管理に必要な措置を講じなければなりません。

中古の分譲マンションを購入することになりました。管理組合があると聞いたのですが、どういう団体ですか？また、加入しなくてもよいですか。

一棟の建物に構造上区分された数個の部分で独立して住居、店舗、事務所又は倉庫その他建物としての用途に供することができるものがあるときは、その部分の所有権を「区分所有権」といい、この区分所有権を有する者を「区分所有者」といいます。
そして、区分所有者が複数となったときに、すべての区分所有者が参加して、建物やその付属施設などを維持・管理していくための団体を設立することになります。
この団体のことを、マンション管理適正化法では「管理組合」といいます。なお、区分所有者にとっては管理組合へ加入することが義務ですし、また、脱退することはできません。

区分所有者から、マンション管理組合の修繕積立金を返してほしいので、マンションの管理組合を解散してはどうか、と尋ねられました。解散することはできますか?

区分所有法には、管理組合法人の解散に関する規定はありますが、管理組合の解散については規定されていません。まず、管理の対象となる建物が建替えなどで取り壊すことにより滅失する場合は、管理組合が当然解散することになるでしょう。しかし、建物が存在する場合は、これを管理することは区分所有者全員の義務ですから、仮に管理組合の解散を総会で議決したとしても、管理する団体を何らかの形で設けなければならない、ということです。

管理組合として形式上あるいは名目上の解散はできるかもしれませんが、実質的には、建物管理するための団体を区分所有者全員によって別に構成・設立しなければなりません。
区分所有法第三条は「区分所有者は、全員で、建物並びにその敷地及び附属施設の管理を行うための団体を構成し、この法律の定めるところにより、集会を開き、規約を定め、及び管理者を置くことができる。」と規定しています。「管理を行うための団体を構成し、・・できる。」とあるのは「団体を構成することができる」と読むのではなく、「区分所有者は、全員で、・・・管理を行うための団体を構成し、」でいったん文脈は切れる、つまり「必ず団体を構成しなければならない」と解するものとされています。
その意味では、強行規定ともいえますので、管理組合の解散を集会で議決したとしても、この議決は無効であり、管理組合を解散することはできない、ということになります。

以上、任意団体である自治会や町内会あるいは同窓会や親睦会への加入は任意であって、また自由に解散することができることと異なり、管理組合については区分所有者が必ず加入することを法律で定められていて、かつ建物が存在する限り解散することはできない、ということです。

私の住むマンションでは賃貸する方が増えたり、また、高齢化により役員を辞退する人が増えてきています。そうした場合には、管理人をおいてはどうか、と知人から言われました。管理組合の「管理者」の役割を教えてください。

区分所有法第26条では、「管理者は、共用部分や当該建物の敷地及び附属施設を保存し、集会の決議を実行し、並びに規約で定めた行為をする権利を有し、義務を負う。」としています。
つまり、管理者は区分所有者全員を代表(代理)してマンションの管理を行うわけで、区分所有者の共有に属する共有部分、建物の敷地及び附属施設を保存する行為を単独で行うことができます。
また、年1回の集会(定期総会)を招集して組合事務を報告することが求められ、総会の決議や規約に基づいた行為などを実行する義務があり、その他議事録や管理規約を保管し、規約や総会の議決に基づいて訴訟等の原告または被告になることができます。

マンション管理組合の「管理者」はどういう人が務めることができますか。

多くの管理組合では理事長が管理者になりますが、最近では、区分所有者以外の外部の人・法人を管理者として総会の議決により選任することも増えてきています。
これは、輪番制の役員制度を取っている管理組合では、区分所有者が高齢を理由に理事等に就任することを断るといったケースが増え、また賃貸化する住宅も増えていることから、いわゆる「役員のなり手不足」という状況が出現しています。そこで、外部の者、例えば専門家である管理会社やマンシヨン管理士を理事等に就任できるように規約を改正する管理組合もあります。
管理者についても同様に管理業務を外部に委託することで、より円滑な組合の運営を図ろうとする管理組合も増えてきています。
つまり、管理者には、規約に定めた要件に合致し、集会で選任の議決をすれば、法人でも、個人でも管理者の職に就くことができます。

管理組合理事長が独断で物事をすすめてしまい管理組合運営に支障をきたしているので辞めさせたいのですが、どのようにしたらいいですか。

マンション管理組合において、理事長や役員が暴走してしまうと運営に大きな支障が生じます。理事長が管理組合を私物化してしまうようなことがみられる場合には解任を検討しなければなりません。

【方法1】理事会で議決する（解職）
理事会での議決によって、理事長を「解職」させることが可能です。議決に要する賛成数が定まっていない場合、基本的には出席者の議決権過半数での議決になります。解職された理事長は、通常の理事に戻ります。
これは2017年に最高裁判所で行われた、理事会による理事長解任の可否をめぐる裁判の判決によって、可能だと明確化された方法です。
判決の理由は、裁判の対象となった理事長が理事の互選により選任された人物であったため、反対に理事会での決議により理事長の職を解くこともできるというものでした。そのため、この方法で理事長を辞めさせる場合は「理事の互選により理事長を選任する」と管理規約で定められているマンションである必要があるでしょう。

【方法2】組合員が招集する総会で議決する（解任）
総会で理事長の「解任」を議案とし、議決することで理事の職位そのものを解くことが可能となります。総会の開催は基本的に理事長が行うものですが、他の組合員でも、組合員総数における5分の1以上及び議決権総数の5分の1以上の同意があれば理事長に開催の請求が可能です。理事長は、請求から2週間以内に招集通知を送る必要がありますが、何らかの事情で通知が発せられない場合は、請求者が総会の招集をすることができます。総会を招集する請求者は、通常なら理事長が行うはずの組合員名簿の確認、出席票・委任状・議決権行使書の徴収といった実務を、自ら担当しなければなりません。なぜなら総会では理事長解任の可否が議案となるため、理事長が実務を自ら行うことは考えにくいからです。

【方法3】監事による臨時総会で決議をとる（解任）
監事は理事会や他の組合員の承認を得ることなく、総会の開催を理事長に請求できます。一般の組合員が招集する総会と同様に、理事長の「解任」を議案として決議することで、理事長を辞めさせられます。
ただし、請求は理事長の不正やその恐れがある行為を認めたときに限ります。
そのため、総会開催の根拠が不確かなまま招集してしまうと、開催議案や表現によっては中傷と捉えられ、理事長から提訴される恐れがあるので注意しましょう。

【方法4】裁判所に解任を訴える（解任）
区分所有法の第25条に基づき、理事長が違法行為をしていたり、精神異常といった職務を行うに適さない事情があったりする場合、理事長の「解任」を裁判所に請求することができます。

マンションの管理組合の役員をしています。連絡がつかなくなった区分所有者の契約している駐車場区画に自動車が、1年以上放置されており、困っています。勝手に処分すると個人の責任となってしまうようなことも聞きました。撤去するための手続きを教えてください。

マンションの管理組合として、放置自動車を撤去するための手順については、まず、放置自動車の状況を詳細に調査し、写真を撮るなどして記録を残します。車両の位置、状態、ナンバープレートの情報などを詳細に記録します。警察に相談することも考えられます。
また、車両のナンバープレートから陸運事務局などで所有者（使用者）の情報を確認し,所有者等が判明した場合、その所有者等に対して車両を撤去するよう書面で通知します。通知書には、撤去を求める理由と期限を明記し、証拠として残るようにします。
所有者等が判明しない場合や連絡が取れない場合、マンションの共用部分や掲示板に公告を掲示します。公告には、一定期間内に車両を撤去しない場合、管理組合が撤去手続きを行う旨を明記します。
所有者等が対応しない場合や所有者等が判明しない場合、管理組合は土地所有権に基づく妨害排除請求訴訟を裁判所に提起し、勝訴判決を得て、強制執行することとなります。弁護士に相談し、適切な法的手続きを進めることが重要です。
法的手続きが完了した後、専門業者に依頼して放置自動車を撤去します。撤去費用は、所有者等に請求するか、管理組合が負担することになります。
放置自動車の撤去を決定した場合は、マンションの全住民に通知し、透明性を保つことが重要です。
放置自動車が再発しないように、マンションの規約を見直し、駐車場の利用規定を厳格にするなどの対策を講じます。

地震等によるマンション被害として、想定されるものはどのようなものがありますか。

さまざまな被害が想定されますが、一般的に次のようなことが想定されます。
○エレベーターが使えなくなる、緊急停止、閉じこめの発生。
○排水管が損傷を受けると、トイレが使えなくなる。
○照明、機械式駐車場、入口のオートロックなど共用設備が使えなくなる。
○受変電施設の機能停止。
○躯体・外壁の損傷やガラスなど落下物の発生
などです。
マンションは、規模や築年数などの違いにより個別のリスクが存在します。
住民参加型の防災訓練を企画するなど入居者同士のコミュニケーションをはかり、想定されるリスクについて話し合う機会を設けることも必要です。

【管理組合等の滞納対策】分譲マンション管理組合の理事長をしています。管理組合等の滞納対策について、伺います①　時効及び支払いの催告など　区分所有者が居住していたのですが、５年前に引っ越しをし、当該住戸は空き家になっていて、今は誰も住んでいません。管理組合費や修繕積立金は当該区分所有者名義の口座からが引き落とされていましたが、２年前から振り込みがなくなり、以来滞納が続いています。管理会社からは、その都度、転居先に電話や郵便による督促をしていますが、「銀行からの借金があり、管理組合費等についての支払いは困難だ」。という返答です。今後、管理組合として、どういう対応をしていけばいいですか。

A―①　管理組合費や修繕積立金は、これまで裁判例により民法169条に規定される定期給付債権に当たるとされていたことから、2020年の3月末日までは消滅時効を5年間とされていましたが、2020年4月1日施行の改正民法では債権一般の消滅時効として16６条で次のように定められました。
改正民法第16６条
1　債権は、各弁済期から十年間行使しないときは、消滅する。請求できることを知った時から五年間行使しないときも、同様とする。
つまり、管理組合費等の納入期限から5年ないし１０年を経過すると、時効が完成するので、その滞納金を請求できなくなってしまいます。
一般的に、改正民法150条の規定による催告（管理組合が区分所有者に対して、滞納している管理組合費等の支払いを求める書面を送付すること。）をすると、その時点で時効の完成が猶予（催告書面が到達した場合に6か月間は時効の完成が猶予されます。しかし、この催告を繰り返しても時効の完成を引き延ばすことはできません。）されます。
時効が完成する1か月前に催告すれば、6か月は時効の完成を引き延ばすことはできますが、その7か月間のうちに法的手続きを行う必要があります。
あるいは、区分所有者が管理組合費等の支払いを協議することの合意（書面によること）も時効完成の猶予となりますし、また、管理組合費の支払いを改正民法168条2項による承認書の交付があったときも時効が更新（承認した時点が時効期間の起算点となります。）されます。
改正民法第168条
２　定期金の債権者は、時効の中断の証拠を得るため、いつでも、その債務者に対して承認書の交付を求めることができる。
本件の場合は時効完成までに相当の期間があるので、まず、配達記録付き内容証明郵便で区分所有者に滞納している管理組合費等の支払い及び支払いがない場合には法的措置を講ずる旨の催告を行い、その後は、支払督促や少額訴訟、差押などの裁判上の請求といった法的手続きの実施に向けて、弁護士に相談されることを勧めます。
なお、管理組合規約に遅延損害金の規定があれば、その規定に定める率を乗じて得た額を、規定がなければ、民法404条3項の規定（３％、法令により3年ごとに見直されます。）に従い請求することができます。
さらに、遅延損害金と併せて、「違約金としての弁護士費用等並びに督促及び徴収に要する諸費用も加算して請求できる（標準管理規約６０条２項）」ことも規定しておくことも考えられます。
また、理事長がこうした訴訟提起などを行うことができる、とする管理組合規約に予め規定しておくとよいでしょう。

【管理組合等の滞納対策】分譲マンション管理組合の理事長をしています。管理組合等の滞納対策について、伺います②　区分所有者死亡とその相続人が所在不明である場合　区分所有者が1人で居住していたのですが、２年前に死亡しました。管理組合費や修繕積立金は当該区分所有者名義人の口座からが引き落とされていましたが、死亡した翌月分の管理組合費から振り込みがなくなり、以来滞納が続いています。相続人である区分所有者の長男に滞納の事実と督促の連絡をしていたのですが、やがて長男あての郵便物は転居先不明で返送されるようになりました。現時点での滞納月数は２１か月です。なお、当該住戸の登記簿における区分所有者は、死亡した者の名義であり、相続登記はされていません。今後、管理組合として、どういう対応をしていけばいいですか。

A－② まず、長男以外にも相続人がいるかどうか、の調査が必要です。
被相続人である区分所有者の住民票や戸籍謄本（改製原戸籍）で、調べることができます。
長男以外の相続人がいれば、相続財産は、相続人全員の共有が原則ですから、その者にも案分した割合で滞納家賃等を請求することになります。
しかし、相続人の所在が不明な場合は、住民票を管轄していた市町村への照会（転居を繰り返していた場合には、その都度）や調査事務所へ依頼して調査を行っていくことになります。
こうした相続人が行方不明であることを証する書類を作成の上で、区分所有法７条の先取特権による当該住戸の差し押え、競売、配当金交付要求といった手続きをとることで、未払いとなっている管理組合費等を回収していくことになります。
手続などについては、相当な法律知識と細かな実務経験が必要なので、早めに弁護士に依頼することを勧めます。
なお、住宅ローンなどで抵当権が設定されている場合がありますが、そうした場合の多くは抵当権設定登記の日の方が早いので、その場合は、先取特権としての管理組合費等よりも抵当権の方が優先されるでしょう。さらに、多くの場合は、抵当権設定と併せて団体信用生命保険に加入している場合もあるので、こちらの確認をすることも大切です。
※ 先取特権とは、「法律で定められた債権を有する者が、他の債権者に優先して弁済を受ける権利」です。先取特権は、抵当権や質権などと同様に優先的弁済を受ける権利ですが、先取特権は「民法」で規定されている権利であって、抵当権や質権は契約等を交わすことで成立する権利です。
【区分所有法7条】
一　区分所有者は、共用部分、建物の敷地若しくは共用部分以外の建物の附属施設につき他の区分所有者に対して有する債権又は規約若しくは集会の決議に基づき他の区分所有者に対して有する債権について、債務者の区分所有権（共用部分に関する権利及び敷地利用権を含む。）及び建物に備え付けた動産の上に先取特権を有する。管理者又は管理組合法人がその職務又は業務を行うにつき区分所有者に対して有する債権についても、同様とする。
二　前項の先取特権は、優先権の順位及び効力については、共益費用の先取特権とみなす。
三　民法（明治二十九年法律第八十九号）第三百十九条の規定は、第一項の先取特権に準用する。

※ 管理組合費等の滞納が区分所有者死亡以前のものの場合は、相続人が複数いて遺産分割協議が整っていないときは、法定相続相当分で分割して各相続人に請求することになります。
管理組合費等の滞納が区分所有者死亡以後のものの場合は、相続人が複数いて遺産分割協議が整っていないときは、全ての相続人に対して全額を請求できます。

【管理組合等の滞納対策】分譲マンション管理組合の理事長をしています。管理組合等の滞納対策について、伺います③　相続人が相続放棄の陳述書を家庭裁判所に提出した場合　ある住戸の区分所有者が死亡したのですが、緊急時の連絡先として管理組合に届出のあった区分所有者の子供に確認したところ、その全ての相続人が相続放棄の手続をした、との返事でした。なお、区分所有者が死亡した翌月までの管理組合費や修繕積立金については、区分所有者名義人の口座から引き落とされていました。今後、管理組合として、どういう対応をしていけばいいですか。

A－③
まず、相続人を特定する必要があります。
本件の場合には、相続人である区分所有者の子供から、「相続放棄の申述をし、相続を放棄した」ということですので、死亡した区分所有者（被相続人）の最後の住所地を管轄する家庭裁判所に、すべての相続人が相続放棄の申述書を提出していることを照会するか、相続人らに相続放棄の証明書の交付を求めることになります。
その結果、相続人がいないことが判明した場合は、相続財産管理人又は相続財産清算人が選任されていれば、同人に対して、未払いとなっている管理組合費等を請求していくことになります。
もし、相続財産管理人又は相続財産清算人が選任されていなければ、上記家庭裁判所に選任の申し立てる（相当額の予納金の納付を求められる）ことが考えられます。この場合、選任された者に対し、先取特権として管理組合費等の支払いを求めていくことになります。
いずれにせよ、相続放棄の陳述の照会や申立などの手続を含め、弁護士への委任を考えた方がよいと思われます。

マンション管理適正化診断サービスについて

マンション管理適正化診断サービスは、一般社団法人日本マンション管理士会連合会(日管連)による制度です。マンション管理組合の申込みに対し、日管連所定の研修を受けたマンション管理士が管理状況の診断を行い、レポートの提出を受けられます。

この制度のメリットは、無料で国家資格者のマンション管理士の診断を受けられることです。

もう一つとしてのメリットは、診断結果に応じて、日管連と提携保険会社のマンション損害保険の割引を受けられる場合があることです。
保険料の負担が課題となっている管理組合、専門家による管理状況の評価を受けてみたいとお考えの管理組合は、検討してみてください。

マンション管理計画認定制度とマンション管理適正評価制度の特徴や認定を受けるメリットはなんですか。

マンション管理計画認定制度とマンション管理適正評価制度の違い、認定を受けるメリットについてそれぞれの違いや特徴、認定を受けるべきかどうかについて説明します。

1. マンション管理計画認定制度
令和2年6月に「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」が改正（令和4年4月全面施行）され、「マンション管理計画認定制度」が創設されました。
「マンションの管理計画認定制度」とは、マンションの管理計画が一定の基準を満たす場合に、適切な管理計画を持つマンションとしてマンション管理適正化推進計画を策定した地方公共団体（市の区域にあっては当該市、町村部の区域内にあっては都道府県）の認定を受けることができる制度です。認定を取得することで、以下の効果が期待されます。

区分所有者の管理への意識が高く保たれ、管理水準を維持向上しやすくなる
適正に管理されたマンションとして、市場において評価される
適正に管理されたマンションが存在することで、立地している地域価値の維持向上に繋がる
（出典国土交通省「マンション管理・再生は新時代へ」）

2. マンション管理適正評価制度
一般社団法人　マンション管理業協会が実施する制度で、第三者の専門家がマンションの管理状況を評価する仕組みです。星の数（1～5段階）で管理状況が評価され、外部からの客観的な評価が得られます。
認定を受けるメリットとしては、管理状況が見える化されるため、資産価値の透明性が高まり、第三者の評価によって、購入希望者や金融機関から信頼を得やすい。評価結果をもとに改善点を把握し、適切な対策が取れる。などがあげられます。

3. 両方の認定を受けた方がよいか？
マンション管理計画認定制度は自治体からの認定を得ることで公式な評価が得られ、資産価値の維持に役立ちます。
マンション管理適正評価制度は、客観的な第三者評価により、透明性や改善点が把握でき、運営の効率化に寄与します。
両方の認定を受けることで、資産価値の維持と住民の安心感が大きく向上するため、可能であれば両方受けること検討されたらいかがでしょうか。

先日の総会で監事を務めることにりました。前任者からまともな引継ぎがなく、管理会社担当者からは「次の総会前に会計監査をお願いします。」とだけ言われて、困っています。監事の役割を教えてください。

マンション管理組合における「監事」の役割は、①業務監査と②会計監査の2点となります。監事は理事会に出席しても決議に参加することは出来ませんが意見を述べることが出来ます。理事会の活動状況を見極め活発な意見交換の後押しをしてください。会計監査については、期を通した支出、具体的には個々の領収書等の内容等の集計が会計帳簿と相違ないかを確認して総会で会計監査報告を行います。また、①と②を行う過程で不正が認められた場合には、監事が、臨時総会を開催できる権限があります。

近い将来、老朽化マンションが増加していくと報道されていました。今後、私の住んでいるマンションも向き合わなければいけなくなる時期が来ると感じています。建替に向け何がハードルとなっているのか、また、どのようなことに注意していけば良いのか教えてください。

マンションの建替えの主なハードルとしては、次のようなことが考えられます。
①合意形成の難しさ
建替えには区分所有者の5分の4以上の賛成が必要ですが、所有者の高齢化や連絡が取れないケースが増え、合意形成が困難になっています。
②費用負担の大きさ
建替えには莫大な費用がかかるため、資金調達が難しく、住民の負担が大きくなることが問題です。
③法的・行政的な制約
耐震性不足などの理由で建替えが必要な場合でも、特定行政庁の許可が必要になるケースがあります。
④住民の生活への影響
建替え期間中の仮住まいの確保や、住環境の変化に対する住民の不安も大きな課題です。
マンションの老朽化問題は、住民の合意形成や資金計画が鍵となります。まずは管理組合で早いうちから話し合いを重ね、専門家の意見を取り入れながら最適な選択肢を検討することが重要です。日頃から、建物や付帯設備の修繕を適切に行い、マンション寿命の延命を図っていく事が現時点で現実的に行える対処策の一つではないでしょうか。

自身の所有するマンションの管理組合の総会に出席し、日頃からの困り事について改善策の案を述べた上で決議を求めました。ところが、議事として取り扱ってもらえませんでました。総会の進行としておかしいのではないでしょうか。

総会で決議する事項はあらかじめ議案書にて通知した事項に限られていますが、規約で「あらかじめ通知した事項でなくても決議できる」という別段の定めがある場合に限って、特別決議事項でなければ決議できると区分所有法第37条で定められています。
従って、規約に別段の定めがなかったため、決議を断られたとのではないかと考えられます。
なお、特別決議事項とは、議決権の3/4以上を要する事項で、例えば①敷地や共有部分の著しい変更②規約の制定・変更・廃止等の他、議決権の4/5以上を要する建替え決議を指しています。